Falta de tempo por causa de muito trabalho? Deixe disto!
O excesso de tarefas e atividades têm levado muitas pessoas a se manterem muito ocupadas, mas sem resultados e sem tempo para aquilo que é realmente importante. O que fazer? Neste artigo é discutida a importância de se estabelecer prioridades.
Outro dia, encontrei um amigo que há tempo não nos víamos.
Questionei como estava e observei que andava sumido. A resposta: “eu ando muito
ocupado e não tenho mais tempo para nada do trabalho”. A mesma realidade de meu
amigo é vivenciada diariamente pela maioria dos profissionais em redor do
mundo. O resultado é correria, estresse, poucas realizações profissionais e
pessoais, e a sensação de que o tempo passou e aproveitou-se muito pouco a
vida.
Não precisava ser assim. Quando alguém vier reclamar que não
consegue se dedicar àquilo que é importante em sua vida por excesso de tarefas
e falta de tempo, não se iluda. Dar algumas horas a mais por dia, se isto fosse
possível, ou diminuir a quantidade de trabalho, na quase totalidade de vezes,
não irá atender a necessidade desta pessoa. A sensação inicial de alívio logo
será sufocada pelas obrigações e tarefas diárias, voltando a estar ocupado como
ou pior do que antes.
O problema, evidentemente, não está na quantidade de
trabalho. A questãoreside na falta de estabelecimento de prioridade. Estas
pessoas não listam suas atividades e obrigações para coloca-las em ordem de
prioridade. Priorizar, segundo o dicionário Houaiss, significa “dar prioridade
a; enfrentar em primeiro lugar e com mais empenho”.
O que colocar “em primeiro lugar e dedicar com mais
empenho”?
A maior parte literatura sobre a administração de tempo
ensina as pessoas, equivocadamente, organizarem seu tempo através da elaboração
de uma agenda diária ou semanal, criando listas de tarefas. Entretanto, esta
metodologia despreza aquilo que de fato faz toda a diferença na vida das
pessoas: as atividades importantes, ou seja, aquelas que trazem resultados
efetivos para a vida pessoal e profissional.
Então, antes de começar o seu dia, o planejamento é
primordial. Deixar de planejar seu dia é um ponto crítico para ter maiores
resultados.
Por isto, antes de começar, liste todas as tarefas que você
precise fazer no dia. Marque com um “X” aquelas que são mais importantes.
Depois, coloque em ordem, da mais importante para menos importante. E
execute-as na ordem que você estabeleceu como prioritário. Inevitavelmente, há
tarefas que não poderão ser realizadas. Mas não se preocupe. Ou você delega
para outra pessoa ou, com certeza, diante de suas prioridades não precisa
necessariamente ser feita. Lembre-se, você não é o super-homem (ou mulher) para
fazer tudo o que vem à sua mão!
Um ponto importante a se destacar, é diferenciar o que é
importante do que é urgente. Urgente é aquela tarefa que precisa ser feita
imediatamente, ou seja, crítica e imediata. Não tem mais tempo a perder. O
prazo está prestes a esgotar. Se não executada, pode causar algum tipo de
problema. Os urgentes devem estar no topo da sua lista de prioridades. Talvez,
durante o dia, outras urgências surjam e você precise adiar o que estiver
fazendo. Enfim, as atividades urgentes precisam ser feitas em primeiro.
Muitas tarefas importantes, porque não estavam no topo da
lista de prioridades, com o passar do tempo tornam-se urgentes e precisam ser
resolvidas. Quando você bem utilizar a lista de tarefas, com certeza, aprenderá
a administrar melhor seu trabalho e sua vida.
Hamilton T. Mitsumune
Colunista do iGospel
Coach
Pós-graduando em Gestão de Pessoas com Coaching
Colíder da AREPE Moema
