Reuniões: Como evitar o desperdício de tempo?
A falta de tempo é uma realidade cada vez mais frequentes
entre os profissionais. Quem já não chegou ao final do dia com muitas tarefas e
atividades ainda pendentes? Quem não teve a sensação de um dia curto? Em uma
recente pesquisa, a International Stress Management Association, uma associação
internacional dedicada à prevenção e estudo do estresse, verificou que 62% dos
executivos brasileiros sofrem com a falta de tempo. E a principal causa de
estresse é justamente a escassez do tempo.
Infelizmente, em relação ao tempo, pouco ou nada podemos
fazer. É incontrolável e devemos aceitar o fato: independentemente de nossa
vontade, o relógio está passando. O que podemos fazer é usar o tempo com
sabedoria. Criar estratégias para reduzir os desperdícios e utilizá-lo de forma
mais racional e inteligente. Muitos nem percebem, mas precisamos estar alertas
aos chamados “ladrões” do tempo.
E, um dos “ladrões” de tempo são os excessos de reuniões,
principalmente aquelas desnecessárias, pouco aproveitáveis e improdutivas.
Quantas reuniões mostram-se ao final que foram inúteis e somente roubaram o
tempo das pessoas? Diminuir a quantidade de reuniões e torna-las mais
produtivas trazem resultados para todos, principalmente, para a organização.
Por isto, é primordial aumentar a qualidade dos encontros.
E, como fazer para ter reuniões mais produtivas?
(1º) Pergunte se a reunião é realmente necessária? É
possível resolver a questão por outro meio? Como ensina Christian Barbosa, um
especialista em gestão de tempo, “a melhor reunião é aquela que foi resolvida
por outros meios (um papo no café, e-mail, alguém tomou a decisão previamente,
etc). Dois terços das reuniões corporativas não chegam aos resultados e
consomem apenas tempo dos executivos e dinheiro das empresas”.
(2º) Toda vez que for participar de uma reunião procure
conhecer antes a pauta e conhecer o assunto a ser discutido. Toda reunião
produtiva tem objetivo bem definido. Ou seja, responde a pergunta “o que estará
resolvido ao término da convocação?” Limitar os itens é outro ponto importante,
para evitar que o encontro torne-se longo, cansativo e, inevitavelmente,
improdutivo. Deve-se evitar fugir do tema central e tratar assuntos alheios aos
fixados na convocação.
(3º) Uma reunião produtiva é reunião bem conduzida. Por
isto, alguém sempre deve assumir a liderança da reunião para ajudar a focar,
controlar o tempo, anotar os próximos passos e evitar dispersões. Os
participantes devem, assim, serem informados previamente sobre o objetivo e a
pauta. Se for necessário, use um cronômetro para que a reunião não ultrapasse o
tempo e que todos se comprometam pelo bom andamento do encontro.
Depois, é só enviar aos participantes o resumo da reunião,
com as resoluções e ações a serem tomadas. Reuniões produtivas e bem conduzidas
não só ajudam a evitar o roubo do tempo, mas principalmente, aumentam os
resultados da equipe.
Hamilton T. Mitsumune
Coach
Bacharel em Direito
Pós-graduando em Gestão de Pessoas com Coaching
